Логистика

Модуль логистики полезен компаниям, которым требуется контролировать поставки, начиная с клиентского заказа и заканчивая приемкой товара на собственном складе. Дополняя стандартный MRP расчет, стандартный функционал закупки под заказ, резервирования и приемки товара на склад, модуль предоставляет следующую функциональность:

• Согласование условий поставки с клиентом при закупке под заказ.
• Размещение заявок на закупку у поставщиков в соответствии с планами продаж и специальными клиентскими заказами.
• Контроль соблюдения условий поставки перед отгрузкой товара и механизм согласования изменений с клиентом.
• Отслеживание доставки товара по событиям логистики.
• Осуществление приемки товаров на складе.
• Обработка отказов по специальным клиентским заказам.
• Управление резервами, связанными с поставкой.
• Автоматическое сохранение критических изменений на протяжении всей поставки.
• Автоматическое архивирование логистической истории по оприходованным поставкам.

Модуль логистики обладает достаточно широким функционалом и предполагает определенную логику документооборота и взаимодействия отделов компании. В связи с этим его описание приведено в развернутом виде.

Согласование условий поставки с клиентом при закупке под заказ

На этапе согласования сделки с клиентом, менеджеру по продажам необходимо знать стандартный срок поставки и стандартную себестоимость товара для контроля наценки при согласовании дополнительных скидок или для запроса особой цены от поставщика. Разработанная форма по каждому из выбранных товаров, отображает одну строку, в которой указываются:

• Стандартный срок поставки из карточки товара.
• Расчетная дата доставки, при условии, что товар будет заказан в день формирования отчета.
• Поставщик товара.
• Нормативная себестоимость.
• Минимальная и максимальная цены продажи, а также рассчитанные исходя из них минимальный и минимальный процент маржи.

На основе этой информации и подтверждения отдела закупок, менеджер по продажам согласовывает с клиентом коммерческое предложение и подписывает договор. После чего инициирует в системе закупку под клиентский заказ, указывая в соответствующих строках оформленного заказа продажи специальный признак «спецзаказ».

Размещение заявок на закупку у поставщиков

Менеджер отдела логистики ежедневно формирует строки журнала заявок путем запуска MRP расчета и  расчета требований на закупку под клиентские заказы. После запуска обеих задач заполняются два раздела журнала заявок. В одном разделе журнала находятся заявки по клиентским заказам, в другом разделе находятся заявки для товаров складской программы, рассчитанные на основе плана продаж.

После расчета требований на закупку под клиентские заказы и заполнения журнала заявок менеджер по продажам не имеет возможности корректировать соответствующую строку заказа продажи.

При помощи специально разработанной функции, строки из заполненных журналов заявок переносятся в буферные заказы покупки по поставщикам. Буферный заказ поставщика содержит все требования на закупку по этому поставщику с различными товарами и сроками поставки.

Заявка Покупки – документ для компоновки требований на закупку

Каждый менеджер по закупкам заходит в специально разработанную форму (буферный заказ), где по выбранному поставщику отображаются все требования на закупку и, компонуя строки по датам поставки, создает на их основе так же специально разработанные документы – Заявки Покупки.

Созданный документ и каждая его строка будут иметь статус «В Заявке». В заголовок Заявки Покупки в поле «Ожидаемая Дата Поставки» автоматически переносится минимальная «Ожидаемая Дата Поставки» из строк этой заявки. Дата, указанная в этом поле, обозначает дату, к которой все товары, входящие в данную заявку, должны быть на складе доступными для продажи. Исходя из этой даты, после указания в заголовке Заявки Покупки, будет рассчитана «Согласуемая Дата Отгрузки от Поставщика» – дата отгрузки со склада поставщика, которая согласовывается менеджером по закупкам.

Расчет «Согласуемой Даты Отгрузки от Поставщика» так же производится исходя из продолжительности маршрута, которая задана для него в таблице маршрутов.

После того, как Заявка Покупки создана, менеджер по закупкам начинает согласовывать поставку товаров, перечисленных в Заявке.

Соблюдение условий поставки и механизм согласования изменений с клиентом

Печатная форма Заявки Покупки – контроль соблюдения условий поставки

Для согласования сроков, цен, количеств по Заявке Покупки, поставщику отправляется специально разработанная печатная форма, которая называется «запрос на закупку».

При печати «запроса на закупку» из Заявки Покупки в pdf файл или на принтер для последующей отправки поставщику, происходит консолидация строк, имеющих один и тот же код товара и одинаковые даты требуемой поставки. При этом системой проверяется и возможно корректируется цена поставщика в соответствии с прайс-листом поставщика, т.к. при консолидации нескольких строк может появиться дополнительная скидка на объем.

Утверждение Заявки Покупки – контроль соблюдения условий поставки

Поставщик отвечает на запрос счетом-проформой, где указывает срок отгрузки и цены, которые с ним предварительно согласовывались на этапе подписания договора с клиентом.

Тем не менее, в момент получения счета-проформы менеджер по закупкам может обнаружить в ней другие сроки отгрузки по отдельным товарам, другие цены и другое количество.

Менеджер по закупкам вносит измененные значения в Заявку Покупки и нажимает кнопку «Заявка» à «Утвердить». Система производит анализ по срокам, наценке и количеству, сравнивая каждую строку заявки покупки с соответствующей строкой Заказа Продажи. Если находится хоть одна строка заявки покупки, которая не удовлетворяет условиям по срокам, количеству и наценке, то Заявка Покупки в целом и отдельная строка, не прошедшая проверку, получают статус «Блокирована». Строки, прошедшие проверку получают статус «Утверждена».

Лист Исключений Покупки – контроль соблюдения условий поставки

Информация по блокированной строке попадает в специально разработанную форму Лист Исключений Покупки, с которым работает менеджер по закупкам, предпринимающий действия по устранению возникших проблем с поставщиком. Если менеджеру по закупкам удается договориться:

• С поставщиком:
  • о новой дате отгрузки
  • более низкой цене товара
• С транспортной компанией о снижении длительности доставки за счет более быстрой доставки, возможно и более дорогой,

то он вносит в Листе Исключений данные договоренности (новые дата отгрузки, цена или маршрут поставки) и применяет эти изменения. В результате изменения переносятся в заявку, статус строки заявки изменяется на «В Заявке» и соответствующая строка пропадает из Листа Исключений.

Лист Исключений Продажи – механизм согласования изменений с клиентом

Менеджер по закупкам пытается утвердить измененную заявку, при этом система проводит те же проверки маржи, срока поставки и полноты поставки (количества). Если заявку утвердить не удалось и возможности согласования первоначальных условий исчерпаны, то менеджер по закупкам через Лист Исключений Покупки переводит согласование на менеджера по продажам.

Система переводит статус строк из состояния «Блокировано» в состояние «К утверждению» в Листе Исключений и в целом для Заявки Покупки. Выбранные строки исчезают из Листа Исключений Покупки и переходят в Лист Исключений Продажи.

После этого исключения становятся доступными менеджерам по продажам для согласования изменений с клиентом.

Менеджер по продажам, работая с Листом Исключений Продажи, имеет возможность изменить и утвердить в нем дату отгрузки клиенту, более позднюю, чем дата прихода на склад, и только утвердить низкую маржу и неполное количество.

Для покупки недостающего количества менеджер по продажам должен внести в Заказ Продажи дополнительную строку спецзаказа, чтобы она попала в работу отделу закупок.

При утверждении менеджером по продажам строки Листа Исключений:

• Строка удаляется из Листа Исключений.
• Строка изменяет статус с «к утверждению» на «утверждена».
• Если для данной Заявки Покупки все строки имеют статус «утверждена», то и заявка в целом получает статус «утверждена».
• В строке Заказа Продажи, соответствующей утвержденной строке листа исключений, изменяется дата отгрузки.

Утвержденные строки покупки больше не попадают в Лист Исключений.

При невозможности согласовать новые условия с клиентом, менеджер по продажам имеет возможность отказаться от закупки как одной заказной позиции, так и от всего заказа продажи, удалив строку заказа продажи или весь заказ из Листа Исключений Продажи. При этом удаляются и все связанные и неутвержденные строки Заявок Покупки.

При отказах от сделки из Листа Исключений Продажи производится запись в раздел специальной таблицы, которая называется Журнал Изменений, где указывается менеджер, отказавшийся от продажи, время отказа и какие строки заказа продажи и заявок покупки были в связи с этим удалены или не удалены. Доступ к данному разделу Журналу Изменений осуществляется через специальную форму «Лог по Изменениям в Заявках Покупки».

Отслеживание доставки товара по событиям логистики

Утвержденные Заявки Покупки после отгрузки от поставщика переводятся в Заказы покупки. В этот момент строки буферного заказа переносятся в новый документ заказа покупки, который соответствует инвойсу, а Заявка Покупки получает статус Поставка. При этом отменяются все резервы, сделанные из строк Заявки Покупки, кроме тех, которые соответствуют специальным клиентским заказам. Строки покупки и продажи, соответствующие спецзаказам, дополнительно связываются резервом.

Форма анализа движения грузов

Для оперативного анализа и корректировки событий логистического процесса, фактических и плановых дат событий,  транспортных средств и компаний, исполняющих события, по Поставкам используется специальная форма анализа движения грузов.

Форма имеет табличный вид, при этом в каждой ее строке отображается Поставки с логистическими событиями и их «владельцами». В строках, в частности, содержатся плановые и фактические даты событий логистики.

Для оперативного редактирования логистических данных по Поставкам предусмотрена возможность перехода из данной формы в формы редактирования и добавления событий, а также предусмотрена возможность удаления выбранных событий по Поставке.

При указании фактических дат событий логистики возможны изменения конечной даты прихода товара на склад. Если для Поставки указано событие прихода на склад и его плановая дата изменяется, то сразу же изменяется «Ожидаемая Дата Поставки» в соответствующем заказе покупки.

Сдвиг даты прихода может привести к тому, что она окажется позже, чем дата отгрузки, указанная в связанной строке продажи. Разработан функционал, предназначенный для синхронизации этих двух дат. В случае если дата отгрузки оказывается меньше даты прихода, дата отгрузки устанавливается равной дате прихода. Благодаря этому сохраняются все резервы, как в случае специального клиентского заказа, так и в случае обычного резерва.
Все модификации "Даты Отгрузки" в строке продажи, фиксируются в логе (Журнал Изменений), который соответствует задержкам поставок (форма "Лог по Задержкам Поставок").

Форма статуса доставки товаров

Информирование менеджера по продажам об изменении сроков поставки, которое может произойти в процессе транспортировки, заказного товара, происходит через специальную форму о статусе товара, который можно формировать по клиенту в целом, по конкретному заказу продажи, по конкретному товару, менеджеру по продажам, поставщику, событию логистики и т.д.

Осуществление приемки товаров на складе

Реестр Ожидаемых Приходов

Для информирования склада об ожидаемом приходе товара, сотрудник склада печатает на складском принтере отчет, который называется «Реестр Ожидаемых Приходов». Он показывает, какие Заказы Покупки будут доставлены на склад через указанное количество дней, а так же те заказы, для которых дата прихода меньше текущей даты. При этом анализируется «Ожидаемая Дата Поставки» в заголовке Заказа Покупки.

Функционал приемки

Приемка товаров отражается в системе при помощи специального функционала приемки, не требующего приобретения модуля управления складом, который облегчает обработку заказов покупки, содержащих несколько строк с одинаковыми товарами. Ситуация с несколькими строками может возникнуть, когда закупка производится под специальный клиентский заказ и каждая строка покупки связана со строкой заказа продажи.

Для подтверждения принятого количества используется специальная форма, которая отображает суммарное количество по всем строкам заказа покупки и обеспечивает функционал распределения количества с корректировкой, в случае необходимости, резерва для строк заказов продажи из парных строк заказа покупки, созданных по спецзаказу и зарезервированные «из пути».

Форма показывает консолидированное количество заказанного товара без разбивки на строки, ассоциированные с разными заказами продажи для того, чтобы сотрудник склада мог просто указать общее принятое количество данного товара.

Из формы приемки распечатывается отборная накладная для работников склада, в которой они должны указать реально принятое количество и проблемы, возникшие при приемке товара.

Распределение подтвержденного количества по строкам происходит автоматически.

При этом в случае, если получено большее количество, то на разницу создается новая строка в заказе покупки, которая не связана ни с одним заказом продажи.

Если получено меньшее количество, то недопоставленное количество распределяется на заказы продажи с более ранними сроками отгрузки. Т.е. указанное полученное количество распределяется по строкам таким образом, что недополучает товар строка с самой поздней датой отгрузки.

При распределении полученного количества между строками заказа покупки корректируются операции резервирования для связанной строки заказа продажи. Резервирование делается для того, чтобы при учете заказа покупки резерв автоматически перешел из резерва «в пути» в резерв «со склада».

Обработка отказов по специальным клиентским заказам

Лист Исключений Продажи

Менеджер имеет возможность аннулировать клиентский заказ из Листа Исключений Продажи. При этом в специально разработанном Журнале Изменений формируется запись, где указывается, какой менеджер, когда отказался от продажи и какие строки заказа продажи и заявок покупки были в связи с этим удалены или не удалены (в случае, если строка заявки уже была утверждена). Доступ к данному разделу Журналу Изменений осуществляется через форму "Лог по Изменениям в Заявках Покупки".

Форма корректировки заказа продажи при наличии спецзаказа

После формирования менеджером по закупкам строк журнала заявок, связанных со специальными клиентскими заказами, удаление строки или изменение количества в Заказе Продажи становится невозможным без выполнения специальной процедуры. Право на выполнение этой процедуры имеют только определенные авторизованные сотрудники (руководители продающих подразделений).

Используя форму «Утверждение Изменений в Заказе Продажи», руководитель соответствующего продающего подразделения редактирует строки заказов продажи, которые необходимо изменить или удалить. При модификации каждой строки возможны два варианта:

• Если клиент полностью отказался от товара строка Заказа Продажи удаляется.
  • Неутвержденная связанная строка покупки удаляется по согласованию с ответственным менеджером по закупкам.
  • Утвержденная связанная строка покупки и связанная с ней аналитика по продавцу сохраняются.
  • После удаления строки происходит запись в лог (Журнал Изменений) с информированием о том были удалены строка покупки и продажи или только строка продажи.
• Если клиент отказался от части товара, то в форме указывается количество меньшее, чем было в строке Заказа Продажи.
  • После перехода на другую строчку процедура уменьшает количество в соответствующих строках Заказа Покупки и Продажи.
    Если уменьшаемая строка покупки не утверждена, то дополнительной строки на разницу создаваться не будет.
    Если строка покупки утверждена, то в заказе покупки (буферный или соответствующий инвойсу) создается новая строчка на то количество, от которого клиент отказался. При этом новая строка должна остаться в той же заявке покупки, что и основная строка и ей присваиваются соответствующие аналитические признаки менеджера.
  • Если в строке продажи был резерв, то он также уменьшается на количество, от которого отказался клиент.
  • После изменения количества происходит запись в лог (Журнал Изменений), о модификации строк покупки и продажи.

Управление резервами, связанными с поставкой

Резерв автоматически создается или корректируется в следующих случаях:

• Создание заказа покупки из утвержденной заявки.
• При сдвиге даты прихода зарезервированного товара на склад, связанном с изменением событий логистики.
• При отражении прихода товара через разработанную форму приемки.
• При корректировке или удалении строки заказа продажи, связанной со специальным клиентским заказом.

Автоматическое сохранение критических изменений

Автоматическая запись в Журнал изменений производится в следующих случаях:

• При отказе менеджера по продажам от товара или всего заказа в форме Листа Исключений Продажи при невозможности согласовать требуемые клиенту условия поставки с поставщиком.
• При сдвиге даты прихода зарезервированного товара на склад, связанном с изменением событий логистики.
• При корректировке или удалении строки заказа продажи, связанной со специальным клиентским заказом.

Архивирование логистической истории

После приходования товара на склад и учета Заказа Покупки срабатывает функция учета логистического документа. Если Заказ Покупки учтен полностью, то связанный с ним, логистический документ – Доставка – переводится в список учтенных документов. Сохраняются заголовок логистического документа и все события логистики с плановыми, фактическими датами, владельцами событий и другими данными, которые были заданы для событий, пока логистический документ не был учтен. Это позволяет сохранить историю движения грузов и отделить текущие логистические документы от тех, которые уже не требуется отслеживать.